Dwa składniki efektywności: sprawność i skuteczność – andrzejsmiech.com

Dwa składniki efektywności: sprawność i skuteczność

Byłem ostatnio u jednego z moich klientów i zobaczyłem na ścianie hasło, które mogłoby się stać podsumowaniem rzeczywistości, wielu osób z którymi spotykam się każdego dnia.

„Kto sieje ASAP’y, ten zbiera F*CKUP’y”

Odnoszę czasem wrażenie, że w biegu zwanym „kariera i życie” zapominamy o istotnych wartościach, które są odpowiedzialne za poczucie spełnienia w życiu. Nierzadko widzę nieudolne próby zastąpienia „ZDROWEGO ROZSĄDKU” zestawem nieudolnych mistyfikacji rzeczywistości zwanych „MOJA FANTAZJA NA TEMAT…”.

Jeżeli termin NA OSTATNIĄ CHWILĘ, staje się naszym standardem funkcjonowania i zaczyna wypełniać większość naszych aktywności życiowych, prędzej, czy później wylądujemy na kozetce zbierając po drodze potężne żniwo zniszczonych relacji, poczucia osobistej klęski, lżejszych lub cięższych uzależnień, na głębokiej depresji kończąc.

Miałem ostatnio sytuację z innym Klientem, który chciał odwołać ustalony od ponad miesiąca termin warsztatów w dzień poprzedzający je, tłumacząc, że cytuję: „jego ludzie się rozjechali i nie ma na miejscu uczestników”. Pomijam fakt, że był zaskoczony pytaniem o moje wynagrodzenie w takiej sytuacji, które zwyczajowo w takich sytuacjach wynosi 100% stawki.

Usłyszałem w odpowiedzi, że przecież warsztatów nie odwołuje tylko przesuwa na inny termin. Ciekaw jestem jego reakcji w sytuacji odwrotnej – cała kadra zarządzająca wybiera się na jutrzejsze warsztaty i wtedy dzwonię ja, z informacją, że jestem w rozjazdach i nie będzie mnie jutro. Oczywiście nie musi się martwić, ponieważ ja nie odwołuję spotkania, tylko je przesuwam.

Znam wiele osób, dla których takie przeramowanie sytuacji byłoby trudne do zaakceptowania.

Zastanawiam się, w jakim kołowrotku zdarzeń trzeba funkcjonować, by temat zarządzania zasobami był traktowany drugoplanowo. Oczywiście uzasadnień jest wiele. Jednak warto pamiętać, że z wymówką jest, jak z prawdą, każdy ma swoją. Niestety, wymówka nie przesuwa nas realnie do przodu. Daje chwilowe ukojenie emocjonalne, jednak nie wpływa na rzeczywistość, która nas zawsze dogoni.

Efektywność w działaniu jest funkcją dwóch czynników: sprawności i skuteczności, gdzie sprawność, to robienie rzeczy we właściwy sposób jak najszybciej, a skuteczność to robienie rzeczy właściwych. Aby być wysoce efektywnym konieczne jest wprowadzenie obu tych aspektów w codzienność zarządczą, jednak rzeczywistość nierzadko daleka jest od ideału. Obserwujemy coraz więcej wysoce sprawnych menedżerów, którzy nie potrafią być skuteczni, ponieważ stracili poczucie kierunku, w jakim zmierzają. Swoje niedociągnięcia związane z ustalaniem priorytetów starają się zrekompensować wysoką aktywnością, gdyż będąc mega zajętym, można na chwilę zapomnieć o tym, że nie wiemy w jakim celu to wszystko. Przypomina się kreskówka Gilberta, który mówi, że w jego firmie głównie produkuje się spotkania. Powstaje tylko pytanie, co z tych spotkań tak naprawdę wynika i czy czasem nie przypominają przelewania z pustego w próżne.

Jak temu zaradzić?

Prowadząc warsztaty dla kadry zarządzającej poprosiłem uczestników, by całkowicie wyłączyli telefony. Nie przełączyli dźwięk na wibracje, tylko wcisnęli przycisk „Wyłącz” dwa razy. Bardzo ciekawe doświadczenie. Kilka osób nie pamiętało swojego numeru PIN. Część nie była w stanie tego zrobić uzasadniając to koniecznością bycia on-line. Zastanawiam się, gdzie jest granica pomiędzy świadomą decyzją o byciu on-line, a uzależnieniem od telefonu.

Jechałem ostatnio w windzie z kobietą, która podróżując na 16 piętro trzy razy włączała i wyłączała telefon sprawdzając … w zasadzie nie wiadomo co. Działając na tak silnym pobudzeniu, nie mamy czasu by złapać kierunku i sensu naszych działań. W ciągłym biegu do przodu zapominamy, po co w ogóle biegniemy. Sytuacja trochę przypomina chomika, który po całym dniu biegania w kołowrotku w klatce w końcu z niego wyskoczył i ze zdziwieniem odkrył, że już w tym miejscu kiedyś był.

Jestem ogromnym zwolennikiem bycia on-line, benefity z tego płynące są niewiarygodne – sprawność działania może wzrosnąć wielokrotnie, jednak skuteczność kieruje się już zupełnie innymi narzędziami. Jej kluczowym pytaniem, jest pytanie w jakim celu robię to, co właśnie robię i jak to, co robię wpływa na moje długoterminowe cele. Po takiej analizie może się okazać, że wiele spraw, którymi zajmujemy się osobiście może być oddelegowanych do kogoś innego, albo w organizacji, albo poza nią. Uwalniając w ten sposób zasoby okaże się, że nie brakuje nam czasu na to, co naprawdę ważne i co buduje nasz wynik i przewagę strategiczną w długim terminie.

Jeden z uczestników warsztatów zadał mi pytanie, co zrobić, gdy odbiera około 20 maili na godzinę. Zaproponowałem mu dwa rozwiązania do zastosowania symultanicznego. Po pierwsze, by pracował w interwałach 45 – 15 – 45 minut pracy w skupieniu, 15 minut weryfikacja maili i znów 45 minut pracy w skupieniu i 15 minut na maile. Po drugie, by poszedł na kurs szybkiego czytania, ponieważ większość przysyłanych do niego treści nie wymaga odpowiedzi, tylko przyswojenia informacji.

Kolejną metodą jest ocena każdego dnia i tygodnia pod względem skuteczności swoich działań. Znajomy, który skończył kurs M.B.A. na Uniwersytecie Harvarda, opowiadał mi, że na początku jego kursu, każdy student otrzymał zeszyt, który nazywał się Dziennikiem Refleksji Osobistej. Na zakończenie każdego dnia zadanie polegało na poświęceniu 5 minut na refleksję dotyczącą wszystkich działań, których się podejmował i odpowiedzi na trzy pytania:

  • Czego się dzisiaj nauczyłem?
  • Co jutro zmienię?
  • Co zrobiłem dzisiaj by być bliżej swojego celu?

Interesująca jest prostota tego podejścia. Pamiętam, gdy usłyszałem o tym po raz pierwszy postanowiłem wprowadzić taki dziennik w życie. Ku swojemu zaskoczeniu, na koniec pierwszego dnia miałem trudność by z sensem odpowiedzieć na te pytania. Uzmysłowiłem sobie, jak daleko jestem od osobistej skuteczności. Jednak z czasem odpowiedzi zaczęły się pojawiać i po pewnym czasie rezultaty były najlepszym uzasadnieniem dla tej praktyki.

Trzecim sposobem jest dawanie sobie czasu na odpowiedź. Funkcjonujemy w środowisku, gdzie coraz więcej rzeczy, które nas otaczają jest instant – instant coffee, instant Messenger, etc. Często oczekuje się od nas odpowiedzi natychmiast. Jednak okazuje się, że jeżeli odpowiemy za godzinę, świat nadal będzie istniał. Natomiast dla nas ta godzina może zdziałać bardzo wiele. Dlatego następnym razem warto zadać sobie następujące pytania:

  • Co się stanie, jeżeli nie odpowiem natychmiast?
  • Czy mam zasoby, by podjąć się zadania?
  • Co się wydarzy, jeżeli powiem NIE?
  • Co się wydarzy, jeżeli powiem TAK?

Ta chwila pauzy i refleksji bardzo porządkuje proces decyzyjny i emocjonalny, a przez to korzystnie wpływa na poziom osobistej skuteczności działania.

Zamiast podsumowania

Mam czasem wrażenie, że zamiast ćwiczyć się w sprawności funkcjonowania w przyśpieszającej rzeczywistości warto na chwilę zatrzymać się i popracować nad efektywnością. Dać sobie czas wytchnienia i zadać kilka kluczowych pytań dotyczących kierunku, celu i sensu naszych działań – nie tylko zawodowych, lecz także osobistych. Odpowiedzi na te pytania zwykle nie przychodzą łatwo i wymagają czasu, którego niestety stale nam brakuje. Jednak bez chwili pauzy nie ma szansy na zmianę perspektywy, w której funkcjonujemy, ani na wygenerowanie kreatywnych rozwiązań, które wpłynęłyby na jakościową poprawę rzeczywistości, w której działamy.

Nadchodzi majowy weekend. Może to dobry moment, by go sobie podarować i spojrzeć na życie z innej perspektywy. Nie tygodnia, miesiąca, czy kwartału tylko wielu lat. Kolejnych dziesięciu, które przed nami. I zamiast uciekać w ulubione zajęcia kompensujące silne pobudzenie emocjonalne, oddać się refleksji, z której być może pojawi się nowy kierunek dla naszego życia lub biznesu, w którym funkcjonujemy.

Skontaktuj się z Andrzejem

Tutaj wpisz swoją wiadomość. Odpiszemy w ciągu 24h.

Wysyłanie

©2017 Andrzej Śmiech

Podoba Ci się tekst?

Udostępnij go i podaj dalej!

Zaloguj się używając swojego loginu i hasła

Nie pamiętasz hasła ?

Korzystając z tej strony zgadzasz się zapisywanie ciasteczek. Więcej informacji

Korzystasz ze strony zgodnie z ustawieniami Twojej przeglądarki lub urządzenia do przeglądania stron internetowych - treści dostępnej w internecie. Jeśli Twoje ustawienia zezwalają na zapisywanie cookie takowe są zapisywane. Dowiedz się więcej jak je wyłączyć.

Zamknij